Microsoft 활용·도입 가이드2026-11-045분 읽기

교직원 공동 문서, 공유 링크와 Copilot 권한부터 정리하세요

학년 자료·교무 문서·행사 폴더를 함께 쓸 때 읽기와 편집 권한, 공유 범위, 담당자 이동 시 확인할 항목을 정리합니다.

학년·부서 자료 담당 교직원

공유할 사람과 자료 범위를 먼저 정하고, 보기·편집 권한과 기존 링크를 함께 확인하세요.

학년 자료를 공유하려고 만든 링크가 다음 학기에도 그대로 남아 있을 수 있습니다. 자료를 어디에 저장했는지뿐 아니라 누가 읽고 고칠 수 있는지까지 확인하면 공동 작업의 범위가 분명해집니다. Copilot을 추가하기 전에도 이 확인은 같은 기준으로 필요합니다.

준비 순서

학년 공동 자료, 학교 공통 양식, 담당자 개인 초안을 나누어 보세요. 여러 사람이 계속 관리할 문서라면 담당자 이동 후에도 이어질 저장 위치와 관리자를 정해야 합니다. 개인 폴더에 있다는 이유만으로 현재 비공개라고 단정하지 말고 기존 공유 상태를 확인합니다.

예를 들어 행사 계획서 전체 폴더에 외부 협력자의 접근이 남아 있다면 필요한 자료만 분리해 공유할 수 있는지 검토합니다. 학생 관련 자료와 공개 안내문을 한 폴더에 섞어 둘 필요가 있는지도 먼저 확인하세요.

특정 사용자에게 보낼 링크인지 조직 안에서 넓게 전달할 링크인지 구분하고, 보기만 필요한 사람에게 편집 권한이 필요한지 판단합니다. 실제 선택 가능한 공유 방식은 조직 관리자 정책에 따라 달라질 수 있습니다.

새 링크를 만들었다고 이전 링크나 기존 직접 접근 권한이 모두 사라지는 것은 아닙니다. 파일·폴더의 접근 관리에서 이미 권한이 있는 사람과 링크를 함께 확인하고, 변경 후 실제 인수자의 접근 범위를 대조합니다.

Microsoft는 Copilot이 사용자가 접근할 수 있는 조직 자료를 바탕으로 응답한다고 설명합니다. 권한이 넓게 열린 자료는 AI 사용 전에도 접근 가능한 상태였는지 살펴봐야 합니다. Copilot 도입 자체가 학교 자료 권한을 자동으로 정리해 주지는 않습니다.

학생 상담·성적·인사 자료 등은 학교 내부 기준에 따라 보관 위치와 접근 대상을 확인하세요. 이 페이지에서 실제 자료를 제출할 필요는 없습니다. 정리할 자료 종류, 관리 책임자, 확인할 권한만 준비 메모로 가져가면 됩니다.

업무 종료 뒤에도 필요한 자료와 더 이상 공유할 필요가 없는 자료를 나눕니다. 인계할 자료는 다음 담당자가 접근 가능한지 확인하고, 종료할 공유는 권한 있는 관리자가 처리합니다. 보존이 필요한 기록을 임의로 삭제하지 않습니다.

검토 기록에는 자료 종류, 확인한 공유 범위, 다음 담당자, 남은 확인 사항을 남기세요. Copilot을 사용할 교직원에게는 실제로 허용된 자료만 작업에 쓰고 생성 결과를 원문과 대조하도록 안내하면 됩니다.

내 상황 정리하기

선택한 상황에 맞는 준비 메모를 가져가세요. 실제 계정이나 구성원 이름을 입력할 필요가 없습니다.

계정 정보나 사람 이름 없이 조건만 골라요. 선택한 내용은 이 페이지에만 남아요.

자료 권한과 별도로 기본 구독·추가 사용권을 확인하세요.