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연구실 Dropbox 운영 — 초대·자료 이전·졸업 인계 순서

팀 플랜을 준비했다면 모든 자료를 옮기기 전에 관리자·폴더·접근 권한부터 정해요. 작은 폴더 하나로 파일과 공유 동작을 확인한 뒤 범위를 넓히면 연구 일정에 미치는 영향을 줄일 수 있어요. 졸업이나 담당자 변경 때도 같은 목록을 사용해 자료와 권한을 인계하세요.

연구실 팀을 만든 뒤 무엇부터 해야 하나요?

관리자와 초대할 계정을 확인하고, 팀 폴더의 권한을 정한 뒤 일부 자료를 복사해 시험하세요. 파일과 접근을 확인하기 전에는 기존 원본을 삭제하지 않아요.

Dropbox 개인용·팀용 선택 기준 보기

인원·공유 용량·관리 방식이 달라졌다면 도입 조건을 다시 정리해요.

초대 수락 전에 계정과 기존 파일을 확인해요

관리자는 사용할 이메일과 맡을 역할을 확인한 뒤 초대해요. 연구원은 초대를 받은 주소가 맞는지 확인하고, 기존 개인 Dropbox를 사용 중이라면 가입 화면의 파일 이전·분리 선택과 관리자 접근 범위를 읽어요. 개인 사진과 연구자료가 섞여 있다면 먼저 나눠요. 비밀번호를 연구실 전체가 함께 쓰는 방식으로 시작하지 않아요.

초대 전 — 관리자, 사용할 이메일, 연구실에서 맡을 역할을 적어요.
수락 전 — 현재 계정의 개인 파일과 연구자료, 이미 받은 공유 폴더를 확인해요.
수락 후 — 올바른 팀에 들어갔는지, 필요한 폴더만 보이는지 확인해요.

폴더는 자료의 주인과 접근 범위로 나눠요

사람 이름만으로 폴더를 만들면 인계 때 용도를 다시 찾아야 해요. 연구과제·학과 업무별로 자료의 책임자와 접근할 그룹을 정하고, 외부 공동연구자에게는 필요한 범위만 공유해요. 실제 공유 설정은 팀 정책과 본인의 권한에 따라 달라져요.

폴더는 자료의 주인과 접근 범위로 나눠요 표
폴더 예	접근할 사람	정해둘 운영 기준
연구과제 / 진행 자료	해당 과제의 공동 작업자	편집 담당·파일명·최종본 위치
연구과제 / 제출·발표본	책임자와 자료를 받을 사람	외부 공개 범위·공유 종료일
학과 / 공통 서식	학과 구성원	수정 담당과 열람자의 구분
인계 / 종료 과제	후임자와 보관 책임자	보관 기간·접근 재점검 시점

표가 잘리면 좌우로 넘겨요. 키보드는 표를 선택한 뒤 방향키로 볼 수 있어요.

폴더 이름은 예시예요. 연구과제와 대학의 자료 관리 기준에 맞춰 정하세요.

자료 이전은 작은 복사부터 시작해요

이전할 목록에 원래 위치·담당자·크기·공유 대상을 적어요. 기존 PC나 NAS에서 작동하는 분석·편집 프로그램이 파일 경로를 사용한다면 옮긴 뒤에도 열리는지 따로 확인해요. 동기화는 변경을 여러 기기에 반영하므로 독립된 보관 사본과 같은 뜻으로 보지 않아요.

1. 목록 작성 — 옮길 파일과 남길 파일을 나누고 기존 공유 링크를 기록해요.
2. 일부 복사 — 대표 문서·큰 영상·폴더 한 묶음을 새 공간에 복사해요. 기존 원본은 보존해요.
3. 완료 확인 — 업로드·동기화 상태, 파일 수·크기, 실제 열기, 다른 연구원의 보기·편집 권한을 확인해요.
4. 범위 확대 — 확인한 단위부터 옮기고, 새로 수정할 위치와 전환 시점을 팀에 알려요.
5. 인계 기록 — 누가 어느 자료를 확인했는지 남겨요. 기존 저장소 정리는 기관 보관 기준과 책임자의 확인 뒤 별도로 결정해요.

외부 공유는 열람과 공동 편집을 구분해요

결과물 전달이면 보기 전용 링크, 함께 고쳐야 하는 작업이면 계정과 편집 권한을 확인해요. 수신자가 로그인하지 않아도 볼 수 있는 링크는 재전달될 수 있으므로 공유 대상을 다시 점검해요. 비밀번호·만료일처럼 플랜에 따라 제공되는 기능은 실제 계정에서 사용할 수 있는지 확인한 뒤 적용해요.

보낼 때 — 원자료 전체 대신 필요한 파일·폴더인지, 보기와 편집 중 무엇이 필요한지 확인해요.
보낸 뒤 — 수신자 입장에서 열리는지 확인하고 접근 오류는 링크를 다시 퍼뜨리기 전에 권한부터 살펴요.
협업 종료 — 불필요한 외부 접근과 공유 링크를 점검해요. 이미 내려받은 사본까지 회수되는 것은 아니에요.

졸업·담당자 변경 전에 자료를 인계해요

졸업생이나 전임 담당자를 팀에서 제거하기 전에 필요한 자료와 소유·접근 관계를 확인해요. 관리자는 보관할 파일을 누구에게 넘길지 정하고 실제 열기를 확인한 다음 구성원 상태를 처리해요. 후임자에게 전임자의 비밀번호를 넘기는 방식으로 인계하지 않아요.

변경 전 — 진행 과제, 제출본, 외부 공유, 개인 폴더에만 남은 연구자료를 확인해요.
인계 때 — 후임자가 자기 계정으로 자료를 열고 필요한 작업을 할 수 있는지 확인해요.
변경 후 — 이전 구성원의 접근, 관리자 역할, 외부 공유를 다시 점검해요.

복구 기간·저장량·계약 갱신은 따로 점검해요

삭제나 덮어쓰기를 발견하면 파일 위치·변경 시점과 계정의 복구 가능 기간을 먼저 확인해요. Dropbox 공식 기본 안내에서 Professional·Standard는 180일, Advanced는 365일의 변경 기록을 다루지만 실제 플랜과 추가 옵션을 함께 확인해야 해요. 영구 삭제한 파일까지 되살릴 수 있다는 뜻은 아니에요.

인원·용량·계약 조건 다시 정리하기

정기 점검 — 관리자 화면의 팀 사용량, 증가 속도, 초대 대기와 사용하지 않는 구성원을 살펴요.
인원 변경 — 구성원 제거와 계약 좌석 감소는 별개예요. 팀에서 빠졌다고 청구 좌석이 자동으로 줄지는 않아요.
갱신 전 — 필요한 좌석·총용량·관리자·갱신일을 확인하고, 감소나 종료 요청 기한은 해당 공급 계약에서 확인해요.

자주 묻는 질문

개인용 계정의 자료가 팀에 자동으로 합쳐지나요?⌄

초대받은 계정과 가입 화면의 선택에 따라 다를 수 있어요. 수락 전에 기존 파일을 팀으로 옮길지 분리할지, 관리자에게 어떤 자료가 보이게 되는지 확인하세요. 개인용 공간에 자료가 있다는 이유만으로 연구실 팀 폴더에도 있다고 판단하지 않아요.

자료를 옮긴 다음 기존 NAS를 바로 비워도 되나요?⌄

먼저 복사본의 파일 수·크기·열기와 공유 권한, 연구 프로그램의 경로를 확인해요. 전환이 끝나도 기존 원본 정리는 대학의 보관 기준과 책임자의 확인을 거쳐 별도로 결정하세요.

연구원이 졸업하면 파일과 남은 좌석은 어떻게 되나요?⌄

연구자료를 인계한 뒤 팀 접근을 회수하세요. 빈 좌석은 후임자에게 쓸 수 있고 계약 좌석은 자동으로 줄지 않아요. 예를 들어 졸업생의 실험 원본은 관리자가 인계받을 팀원을 지정하고, 후임자가 자기 계정으로 열어 확인해요. 졸업생이 만든 공유 링크는 남을 수 있어 별도로 점검하세요. 후임자가 없다면 갱신 전에 공급 담당자에게 좌석 감소 기한과 적용일을 확인해요.